Zpracovatelská smlouva
Příloha 1 obchodních podmínek. Uzavírá se spolu s obchodními podmínkami.
1. Strany a role
Klient je správce osobních údajů volajících. Poskytovatel (Daniel Basista, IČO 21774196) je zpracovatel, který je zpracovává jménem klienta podle čl. 28 GDPR.
2. Předmět a rozsah
| Předmět | Provoz automatického telefonního asistenta pro klienta |
|---|---|
| Doba | Po dobu trvání smlouvy a do smazání údajů podle bodu 9 |
| Povaha a účel | Přijetí hovoru, nahrání, přepis, vytěžení požadavku a jeho předání klientovi (portál, e-mail, SMS) |
| Subjekty údajů | Lidé, kteří volají na přesměrovanou linku klienta |
| Kategorie údajů | Telefonní číslo, hlas a nahrávka hovoru, přepis, jméno a další údaje, které volající sám řekne (například vozidlo a požadavek) |
| Zvláštní kategorie | Nejsou cílem zpracování; klient asistenta nenastavuje tak, aby se na ně ptal |
3. Povinnosti zpracovatele
Zpracovatel:
- zpracovává údaje jen podle doložených pokynů klienta; pokynem je i nastavení asistenta v portálu. Pokud pokyn podle jeho názoru porušuje právo, upozorní klienta;
- zajistí, aby osoby s přístupem k údajům byly vázány mlčenlivostí;
- přijímá technická a organizační opatření podle bodu 7;
- pomáhá klientovi vyřizovat žádosti volajících (přístup, výmaz, oprava), zejména přístupem k záznamům v portálu; žádost doručenou přímo jemu bez odkladu předá klientovi;
- pomáhá klientovi s posouzením vlivu a s plněním povinností podle čl. 32 až 36 GDPR;
- oznámí klientovi porušení zabezpečení do 48 hodin od zjištění, s informacemi podle čl. 33 odst. 3 GDPR, které má k dispozici;
- poskytne informace potřebné k doložení souladu a umožní audit, nejvýše jednou ročně, s ohlášením 30 dní předem a na náklady klienta; přednostně formou písemných informací;
- nepoužívá údaje volajících k vlastním účelům, s výjimkou kontroly a zlepšování kvality služby pro klienta a anonymních statistik.
4. Povinnosti klienta
Klient odpovídá za právní základ zpracování a za informování volajících podle čl. 13 GDPR. Asistent volajícího na začátku hovoru informuje, že je automatický a že se hovor nahrává; klient tuto informaci neodstraňuje a podrobnou informaci zveřejňuje svým zákazníkům (šablona je níže). Klient určuje, jak dlouho údaje potřebuje, v rámci lhůt podle bodu 9.
5. Další zpracovatelé
Klient dává obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů uvedených na polapeno.cz/zpracovatele. Změnu (přidání nebo nahrazení) poskytovatel oznámí e-mailem nejméně 14 dní předem. Klient může do té doby vznést odůvodněnou námitku; když se ji nepodaří vyřešit, může předplatné zrušit a dostane zpět poměrnou část předplacené ceny. Poskytovatel na další zpracovatele přenáší stejné povinnosti a odpovídá za ně.
6. Přenos mimo EU
Přenos k dalším zpracovatelům mimo EU probíhá na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework) nebo standardních smluvních doložek. Klient tento přenos povoluje.
7. Zabezpečení (technická a organizační opatření)
- šifrování při přenosu (HTTPS) a u dodavatelů i při uložení;
- oddělení dat klientů na úrovni databáze (každý klient vidí jen svoje záznamy);
- přístup k administraci jen pro poskytovatele, s dvoufázovým přihlášením u dodavatelů a záznamem o důležitých krocích;
- ochrana přihlašování proti robotům, omezení počtu pokusů;
- ověřování požadavků od dodavatelů (tajný klíč u webhooků);
- automatické mazání údajů po stanovené době;
- hlášení chyb bez údajů volajících.
8. Odpovědnost
Odpovědnost stran se řídí čl. 7 obchodních podmínek. Pokud poskytovateli vznikne pokuta nebo nárok třetí osoby kvůli pokynu klienta nebo porušení jeho povinností, klient ho odškodní.
9. Doba uchování a smazání
Nahrávky hovorů se mažou nejpozději po 10 dnech, přepisy a údaje volajících nejpozději po 24 měsících. Po skončení smlouvy si klient může záznamy do konce zaplaceného období vyexportovat; poskytovatel je pak 90 dní po skončení smlouvy smaže, včetně hovorů u dalších zpracovatelů, pokud mu jejich uchování neukládá zákon. Kopie odeslaných upozornění (e-maily, SMS) zůstávají u dodavatelů jen po dobu jejich provozních záznamů.
Šablona pro web klienta
Telefonní asistent. Když nám voláte a nestíháme hovor vzít, odpoví vám automatický asistent. Hovor se nahrává a přepisuje, abychom věděli, co potřebujete, a mohli vám zavolat zpět. Zpracováváme vaše telefonní číslo, hlas a údaje, které nám sami řeknete, na základě našeho oprávněného zájmu vyřídit váš požadavek. Nahrávky mažeme do 10 dní, záznamy požadavků nejpozději do 24 měsíců. Asistenta pro nás provozuje služba Polapeno (zpracovatel). Správcem jsme my, [název firmy, IČO, kontakt]. Máte právo na přístup, opravu, výmaz a námitku a můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Pokud s nahráváním nesouhlasíte, hovor ukončete a ozvěte se nám jinak.