Zásady ochrany osobních údajů
1. Kdo jsme
Správcem osobních údajů je Daniel Basista, IČO 21774196, se sídlem Okrajová 1364, 739 32 Vratimov, podnikatel zapsaný v živnostenském rejstříku, provozovatel služby Polapeno (dále „my“). Napsat nám můžete na info@polapeno.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů nemáme, protože nám to zákon neukládá.
2. Pro koho tyto zásady jsou
- Klienti a zájemci: firmy a jejich lidé, kteří se zaregistrovali v portálu app.polapeno.cz, zkouší službu nebo platí. U jejich údajů jsme správce.
- Návštěvníci webu polapeno.cz a app.polapeno.cz.
- Volající, kteří telefonují našim klientům a hovor vezme asistent Polapeno. U jejich údajů je správcem firma, kam volají, a my jsme jejím zpracovatelem (více v části 8).
3. Jaké údaje, k čemu a na jakém základě
| Údaje | Účel | Právní základ (GDPR čl. 6) |
|---|---|---|
| E-mail, název a adresa firmy, telefon, otevírací doba a nastavení asistenta | Založení účtu, zkušební provoz, poskytování služby | Smlouva a kroky před jejím uzavřením, odst. 1 písm. b) |
| Fakturační údaje (název, IČO, adresa), historie plateb | Fakturace, platby, účetnictví a daně | Smlouva, písm. b); právní povinnost, písm. c) |
| E-maily a SMS o hovorech, provozní zprávy | Upozornění, která jsou součástí služby | Smlouva, písm. b) |
| Hlasový vzorek a hlasový model (tarif Profi) | Asistent mluví vaším hlasem | Výslovný souhlas člověka, jehož hlas to je, písm. a) a čl. 9 odst. 2 písm. a) |
| IP adresa, údaje o prohlížeči, záznamy přihlášení a chyb | Bezpečnost, ochrana proti robotům a zneužití, oprava chyb | Oprávněný zájem, písm. f): chránit službu a klienty |
| Odkud jste k nám přišli (reklama, kampaň), kroky v průvodci a portálu | Vylepšování služby a měření reklamy | Oprávněný zájem, písm. f), pokud to nevyžaduje cookies; jinak souhlas, písm. a) |
| Analytické a marketingové cookies (Meta Pixel; analytické zatím nepoužíváme) | Statistiky návštěvnosti, reklama | Souhlas, písm. a); bez něj se nenačtou |
| E-mail z formuláře „Dejte mi vědět, až to bude“ | Jedna zpráva o spuštění oboru | Souhlas, písm. a) |
| Komunikace s podporou | Odpovědi na dotazy | Smlouva, písm. b), nebo oprávněný zájem, písm. f) |
Marketingové e-maily (newslettery) bez vašeho souhlasu neposíláme. Služební zprávy, které k fungování služby patří, posílat můžeme.
Údaje potřebné k uzavření a plnění smlouvy jsou nutné: bez nich službu poskytnout nemůžeme. Ostatní jsou dobrovolné.
4. Komu údaje předáváme
Údaje zpracovávají naši dodavatelé (zpracovatelé) jen podle našich pokynů: provoz hovorů a hlasu, převod řeči na text, jazykové modely, telefonie, SMS a e-maily, hosting a databáze, hlášení chyb a ochrana proti robotům. Aktuální seznam je na polapeno.cz/zpracovatele.
Stripe zpracovává platby jako samostatný správce podle svých zásad; platební kartu nikdy nevidíme. Meta (pokud povolíte marketingové cookies) je s námi společným správcem pro sběr a předání údajů z webu; další zpracování u Mety se řídí jejími zásadami.
Údaje můžeme předat i úřadům, pokud nám to ukládá zákon. Neprodáváme je.
5. Přenos mimo EU
Někteří dodavatelé sídlí nebo zpracovávají údaje v USA nebo jiných zemích mimo EU. Přenos chráníme rozhodnutím Evropské komise o rámci EU-USA pro ochranu údajů (Data Privacy Framework), pokud je dodavatel certifikovaný, jinak standardními smluvními doložkami schválenými Komisí. Konkrétní základ u každého dodavatele je v seznamu zpracovatelů.
6. Jak dlouho údaje uchováváme
| Údaje | Jak dlouho |
|---|---|
| Účet, který nezaplatil | Smažeme 60 dní po konci zkušebního provozu |
| Účet po zrušení předplatného | Smažeme 90 dní po konci zaplaceného období |
| Nahrávky hovorů | Nejvýš 10 dní |
| Přepisy hovorů a údaje volajících | Nejvýš 24 měsíců, dříve se smažou se smazáním účtu |
| Hlasový vzorek a hlasový model | Do odvolání souhlasu, zrušení tarifu Profi nebo smazání účtu; nezaplacený vzorek nejvýš 30 dní |
| Faktury a účetní doklady | 10 let (daňové předpisy) |
| Zájemci o nespuštěný obor | Do zprávy o spuštění, nejvýš 12 měsíců |
| Technické záznamy (chyby, bezpečnost) | Krátkodobě, podle nastavení služeb, zpravidla do 90 dní |
| Statistiky používání | Po smazání účtu jen anonymní souhrny, nejvýš 26 měsíců |
Záznamy o vaší volbě cookies (čas, verze lišty, kategorie) uchováváme 2 roky jako doklad souhlasu.
Zálohy databáze pořizujeme jednou denně a uchováváme je 7 dní, takže smazané údaje z nich zmizí nejpozději do 8 dnů.
7. Vaše práva
Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost. Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku. Souhlas můžete kdykoli odvolat, a to stejně snadno, jako jste ho dali (cookies v nastavení cookies, ostatní e-mailem). Odvolání nemá vliv na zpracování před ním.
Žádosti posílejte na info@polapeno.cz. Odpovíme do jednoho měsíce. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz).
Automatizované rozhodování s právními účinky ani profilování podle čl. 22 GDPR neprovádíme.
8. Pro volající
Když voláte firmě, která používá Polapeno, a hovor nevezme člověk, odpoví automatický asistent. Na začátku hovoru vám řekne, že je automatický a že se hovor nahrává. Nahráváme hlas, zapisujeme přepis a zjistíme údaje, které sami řeknete (jméno, telefon, co potřebujete). Uložíme i číslo, ze kterého voláte. Předáme je firmě, které jste volali, aby vám mohla zavolat zpět.
Správcem je firma, kterou jste volali. S žádostmi o přístup, opravu nebo výmaz se obracejte na ni; pokud nám napíšete, předáme váš požadavek jí. Když s nahráváním nesouhlasíte, můžete hovor ukončit a firmě napsat nebo zavolat později. Nahrávky mažeme nejpozději po 10 dnech.
9. Zabezpečení
Údaje chráníme šifrováním při přenosu, řízením přístupu (každý klient vidí jen svoje data), dvoufázovým přihlášením k administraci dodavatelů, ochranou proti robotům a automatickým mazáním údajů po stanovené době.
10. Změny
Zásady můžeme upravit, například při změně dodavatelů. Podstatné změny oznámíme klientům e-mailem. Aktuální verze je vždy na polapeno.cz/soukromi.